أعتمد مجلس إدارة النادي شروط وآلية تحكيم "جائزة حائل للرواية السعودية" والتي رصد لها النادي 100 ألف ريال ، على أن تمنح الرواية الفائزة بالمركز الأول 70 ألف ريال، وتوزع 30 ألف ريال بالتساوي على الأعمال الثلاثة الأخرى في القائمة القصيرة التي تحتوي على أربعة أعمال روائية فائزة يعلن عنها قبل حفل تتويج الرواية الفائزة.

وأوضح عضو مجلس الإدارة رئيس لجنة الإصدارات عبدالله الحربي أن مجلس الإدارة أقر تسمية الجائزة بـ"جائزة حائل للرواية السعودية" ويطلق على الرواية الفائزة "رواية العام" ويقصد بذلك العام الميلادي الذي نالت فيه الرواية الجائزة، وتقتصر على الرواية المحلية فقط وتمنح في كل عام ميلادي (في الربع الأول من العام الميلادي الذي يلي عام الجائزة) للرواية الفائزة إضافة إلى ثلاث جوائز للروايات الثلاث التي اشتملت عليها القائمة القصيرة.

وعن الهدف من الجائزة قال الحربي: هدفنا تشجيع الروائيات والروائيين في المملكة العربية السعودية على الإبداع والرهان على الجودة والقيمة النوعية للمنتج الروائي، وكل ما من شأنه إبراز الطاقات الكامنة في سردنا المحلي وإظهار قوتها ومتانتها في مناخ تنافسي نزيه يسعى إلى الجميع وفي الوقت نفسه يطمح إلى تقديم صورة إيجابية في اختيار العمل الروائي الأفضل انتصاراً لقيمته الفنية وفرادته الموضوعية دون النظر إلى اعتبارات أخرى.

وكشف الحربي أن شروط الترشح للجائزة اشتملت على أن يكون كاتب العمل المتقدم للمسابقة مواطناً سعودياً، و لا يشترط حد أدنى أو أعلى لعمر المؤلف صاحب العمل الروائي المترشح للجائزة، وأن يكون العمل الروائي المتقدم للمسابقة مطبوعاً في العام نفسه الذي تمنح فيه الجائزة ولا يقبل المخطوط، وألا يكون العمل مرشحا أو حائزاً على أية جوائز أخرى مشابهة، وأن تكون لغة العمل هي اللغة العربية الفصيحة.

وأضاف الحربي : يحق للمؤلف ترشيح عمله الروائي للجائزة بشكل مباشر، بعد توقيعه على النموذج المعد للجائزة، ويحق للجهات الأدبية، والمؤسسات الثقافية، ودور النشر المحلية والعربية أن ترشح ما تراه من أعمال بعد موافقة المؤلفين على أن تكون الجائزة للروائي وليست للناشر، ولا يحق للكاتب الترشح بأكثر من عنوان، وتتحمل الجهة المرشحة للرواية مسؤولية حقوق الملكية الفكرية ويخلي النادي مسؤوليته عن أية تجاوزات بهذا الشأن، و ترشيح العمل يعني قبول كاتبه والجهة المرشحة بآلية عمل الجائزة وفقا لما يراه النادي وتقرره لجنة التحكيم.

وقال: يحق للنادي مطالبة صاحب العمل المرشح بأية إثباتات تتعلق بالهوية الشخصية و الوثائق الإدارية المشابهة في أي وقت، ولا يقوم النادي بالرد على طلبات الترشيح أو الأعمال المخالفة للشروط ويكتفى بالإشعار باستلام العمل المرشح خلال أسبوعين من استلامه، يوفر صاحب العمل أو الجهة المرشحة كافة أرقام وعناوين الاتصال وتشمل أرقام الهاتف والبريد الالكتروني والعادي، ويرسل عدد 8 نسخ من الرواية المرشحة مع استمارات الترشيح المعبأة إلى العنوان البريدي الآتي (حائل - ص.ب 2865 – الرمز البريدي 81461).

وعن موعد الترشح للجائزة ومدته أضاف الحربي: يبدأ استقبال الأعمال المرشحة في الأول من شهر سبتمبر ولمدة شهرين إلى نهاية أكتوبر من كل عام ولا يقبل أي عمل يصل بعد هذا التاريخ .

وأكد عضو مجلس الإدارة رئيس لجنة الإصدارات على أن الجائزة سيتم اختيار لجنة تحكيم لها مكونة من 6 أعضاء 3 روائيين و3 نقاد مهتمين بالسرد ويقترح لإثراء الجائزة أن يكون هناك أعضاء من العالم العربي على أن لا يتجاوز عددهم (2) من الأعضاء. ويقوم هؤلاء بالتصويت فيما بينهم لاختيار رئيس للجنة التحكيم في الدورة المعنية. بالإضافة إلى سكرتير للجنة التحكيم يكون ممثلا عن مجلس إدارة النادي ويعمل على تنظيم أعمال اللجنة دون أن يكون له حق التصويت في اختيار رئيس اللجنة أو الأعمال الفائزة

وكشف الحربي أن قيمة الجائزة 100 ألف ريال تمنح 70 ألف ريال للرواية الفائزة بالمركز الأول وتوزع 30 ألف بالتساوي على الأعمال الثلاثة الأخرى في القائمة القصيرة وترتب الأسماء أبجدياً (اسم الروائي).

وعن الإعلان عن العمل الفائز وحفل تسليم الجائزة، قال:يعلن عن الأعمال التي اشتملت عليها القائمة القصيرة في الصحف وعلى موقع النادي الاليكتروني ويحدد موعد حفل تسليم الجائزة بعد إعلان القائمة القصيرة بأسبوعين .

وأوضح عبدالله الحربي أن آلية الفرز والتحكيم موزعة على لجنة الإصدارات والتي من مهامها: استلام وتوثيق الأعمال المرشحة والتحقق من مطابقتها للشروط، ويحق للجنة الإصدارات في النادي استبعاد الأعمال التي لا تحقق الحد الأدنى من الجودة على أن تعرض على مجلس الإدارة، والقيام بترشيح سكرتير للجنة التحكيم وتوفر له كافة الوسائل اللازمة ليتسنى له القيام بدوره في مساندة لجنة التحكيم إداريا بصورة فعالة، وترشيح قائمة محكمين لمجلس الإدارة ويختار المجلس 6 أعضاء للجنة التحكيم وتقوم اللجنة بالتنسيق مع المحكمين المختارين والحصول على موافقتهم.

وقال الحربي مهام سكرتير لجنة التحكيم: توفير المساندة الإدارية اللازمة للمحكمين، والعمل كحلقة وصل بين المحكمين وبين لجنة الإصدارات، ومتابعة تقدم العمل وتقديم تقرير نصف شهري للجنة الإصدارات والمجلس، ومحاولة توفير الحلول لأي صعوبات قد تعترض عمل لجنة التحكيم.

و أضاف الحربي: رئيس لجنة التحكيم يتم اختياره من قبل أعضاء اللجنة بالتصويت ويكون صوته مرجحا في حالة تساوي أكثر من عمل مرشح للفوز، ويقوم بتحديد العمل الفائز مع سكرتير اللجنة عن طريق حساب نقاط التقييم التي حصل عليها العمل من قبل أعضاء اللجنة، ويعلن عن العمل الفائز بعد اختياره من قبل اللجنة ويقدم مبررات منح الجائزة لهذا العمل بالتحديد.

وعن آلية عمل لجنة التحكيم قال: يتم توزيع نسخة من الأعمال المرشحة على كل عضو في لجنة التحكيم، يقوم أعضاء اللجنة بتحديد جوانب معينة للتقييم والاتفاق على معايير فنية عامة، كما يقوم كل عضو في اللجنة بقراءة العمل المرشح ومنحه الدرجة المستحقة، ويقدم كل عضو تقييمه للأعمال المرشحة لرئيس اللجنة ولسكرتير اللجنة، ويتم جمع النقاط التي حصل عليها كل عمل مرشح ويحدد العمل الفائز بناءا على ذلك، وتحدد فترة اختيار اللجنة للعمل الفائز بـ 3 أشهر مبدئيا ويمكن للجنة طلب تمديد شهر إضافي في حالة كان عدد الأعمال المرشحة اكبر من المتوقع.